Excel Adress-/Telefonlisten in Outlook 2010/2007 importieren

Ich wollte einen einfachen, möglichst automatischen Weg finden, meine Adress-/Telefondaten-Excel Tabelle nach Outlook in die Kontakte zu importieren. Hier meine Anleitung:

  1. Tabelle in Excel mit Überschriften versehen. Die Bezeichnungen von Outlook verwenden, dann werden die Felder automatisch erkannt. Die Feldnamen sind nicht die englischen und auch nicht die vollständigen deutschen Namen sondern können während des Zuordnungsprozesses eingesehen werden. Funktionierende Beispiele dafür findet Ihr in meiner Excel-Datei
  2. In der Tabelle den Datenbereich inkl. der Überschriften markieren und unter Formeln => Namen definieren => den Namen "Kontakte" eintragen. Nur dieser Bereich wird dann von Outlook berücksichtigt. Dies ist ein zwingend erforderlicher Schritt sonst funktioniert es nicht
  3. Tabelle Speichern im Excel 97-03 Format *.xls (meine Beispiel Excel-Datei)
  4. In den Outlook Kontakten einen weiteren Ordner anlegen z.B. Import. Diesen anklicken
  5. Datei => Öffnen => Importieren => "Aus anderen Programmen oder Dateien importieren"   => weiter => Microsoft Excel 97-2003 => weiter => Dateipfad angeben (Durchsuchen) => weiter => Zielordner auswählen z.B. den in Schritt 4 angelegten Ordner "Import" => weiter => nur optional "Benutzerdefinierte Felder zuordnern" anpassen, insb. wenn die Überschriften nicht die richtigen Namen haben, muß man durch Ziehen die Zuordnung anpassen => Fertigstellen.

Nun sind im dem ausgewählten Ordner die neuen Kontakte aufgeführt. Wenn man die Excel-Vorlage einmal angepaßt hat ist der Import nach Outlook relativ einfach und fehlerfrei. Allerdings hat mich das Finden der richtigen Überschriften 1h gekostet, damit die automatische Feldzuordnung von Outlook funktioniert. Die rausgefundenen Feld-Namen habe ich im Internet nicht gefunden, deshalb habe ich diesen Hilfe-Artikel verfaßt, vielleicht erspart das ja dem ein oder anderen etwas Zeit.

KategorienPC

9 Antworten auf „Excel Adress-/Telefonlisten in Outlook 2010/2007 importieren“

  1. Danke Herr Drissl, Sie haben mir sehr geholfen, ich war schon am verzweifeln und wollte die Kontakte manuell erfassen. hat super funktioniert.
    Gruß
    günter

  2. Hallo Herr Drissl,
    zuerst dachte ich, dass Sie auch mir mit Ihrem Tipp eitergeholfen haben, meine Excel-Adressen in Outlook 2007 zu improtieren. Die Infors bezüglich der vorbereitung sind auch gut verständlich hund hilfreich, nur leider bricht der Import bei mir nach zwei Adressen ab und Outlook lässt sich nicht dazu bewegen, auch den Rest zu Improtieren.
    Haben Sie noch einen Tipp?
    Dank und Gruß, Tobi

    1. Eventuell einfach die zweite und dritte Zeile Ihrer Daten löschen. Vielleicht ist in diesen Zeilen ein Zeichen enthalten, was Outlook nicht versteht und den Import abbricht. Den Datenbereich haben sie schon korrekt als Bereich "Kontakte" formatiert und markiert, wie ich es in der Anleitung ausführlich beschrieben habe unter Punkt 2? Das ist zwingend erforderlich.

  3. Danke! Nach x erfolglosen Versuchen anhand der Anleitung vom Windows Support hat das mit dem Abspeichern unter Excel 97-2003 endlich funktioniert. Vorher waren die Feldnamen immer zu einem zusammengezogen und nicht mehr trennbar....

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